Datenschutzerklärung
Claimflow ist eine digitale Plattform für die Abwicklung von Kfz-Schäden. Diese Datenschutzerklärung erläutert, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, zu welchen Zwecken und wie wir die Vorgaben der DSGVO erfüllen.
Welche Daten erfassen wir?
Identifikations- und Kontaktdaten: Name, Funktion, Organisation, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Benutzer-IDs.
Schaden- und Fahrzeugdaten: Kennzeichen, FIN, Fotos, Audio-/Videodateien, Kalkulationen, Gutachten und Statusmeldungen, die Sie oder Ihre Organisation bereitstellen.
Transaktions- und Nutzungsdaten: Logdaten, IP-Adressen, Geräte- und Browserinformationen, bevorzugte Sprache, Zeitstempel von Aktionen und Benachrichtigungen.
Kommunikationsdaten: Nachrichten im Portal, E-Mails, Telefonnotizen und Support-Tickets.
Compliance-Daten: Berechtigungen, Zugriffsprotokolle, Audit-Trails sowie Informationen zur Betrugs- oder Missbrauchsvermeidung.
Wie nutzen wir diese Daten?
Registrierung, Bewertung und Regulierung von Schäden, einschließlich der Kommunikation zwischen Transporteuren, Gutachtern, Versicherern und Auftraggebern.
Verwaltung von Benutzerkonten, Rollen und Berechtigungen sowie Bereitstellung von Kundensupport.
Analyse von Trends, Berichten und Qualitätskennzahlen (z.B. Durchlaufzeiten, Schadenhöhe, Betrugsindikatoren) anhand aggregierter oder pseudonymisierter Daten.
Erfüllung gesetzlicher Pflichten wie Prüf- und Aufbewahrungspflichten sowie die Beantwortung behördlicher Anfragen.
Absicherung der Plattform, Überwachung von Missbrauch und Test neuer Funktionen.
Rechtsgrundlagen
Vertragserfüllung, wenn wir Schadendossiers im Auftrag von Ihnen oder Ihrer Organisation verarbeiten.
Berechtigtes Interesse an der Sicherung und Verbesserung unserer Dienste sowie der Weitergabe von Managementinformationen innerhalb der Vertragspartner.
Gesetzliche Verpflichtungen, die uns zur Aufbewahrung oder Weitergabe bestimmter Daten gegenüber Aufsichts- oder Strafverfolgungsbehörden verpflichten.
Einwilligung, sofern gesetzlich erforderlich (z.B. optionale Marketinginformationen). Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden.
Weitergabe und Offenlegung
Autorisierten Partnern wie Gutachtern, Transportdienstleistern, Auftraggebern, Versicherern und Werkstätten, die Zugriff auf ein Dossier benötigen.
IT-Dienstleistern für Hosting, Cloud-Speicherung, Benachrichtigungen, Support und Analysen, die als Auftragsverarbeiter tätig sind und vertraglich zur Vertraulichkeit verpflichtet werden.
Rechtsberatern sowie Aufsichts- oder Ermittlungsbehörden, wenn dies zur Erfüllung rechtlicher Pflichten oder zur Aufklärung von Betrug erforderlich ist.
Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten; eine Weitergabe erfolgt ausschließlich zweckgebunden.
Speicherdauer
Schadendossiers speichern wir in der Regel 7 Jahre nach Abschluss, entsprechend branchenüblichen Verjährungs- und steuerlichen Aufbewahrungsfristen.
Sicherheits- und Logdaten werden bis zu 24 Monate gespeichert, sofern sie nicht Bestandteil eines laufenden Untersuchungsprozesses sind.
Längere Fristen gelten, wenn gesetzliche Bestimmungen (z.B. Versicherungs- oder Steuerrecht) dies verlangen.
Nicht mehr benötigte Daten werden sicher gelöscht oder anonymisiert.
Sicherheit
Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, darunter TLS-verschlüsselte Verbindungen, verschlüsselte Ablage sensibler Dokumente, Protokollierung, rollenbasierte Zugriffe und regelmäßige Penetrationstests.
Mitarbeitende und Auftragsverarbeiter erhalten nur Zugriff, soweit dies erforderlich ist, und sind zur Vertraulichkeit verpflichtet.
Sicherheitsvorfälle werden nach einem definierten Prozess bearbeitet und – sofern gesetzlich vorgeschrieben – den Behörden sowie betroffenen Personen gemeldet.
Ihre Rechte
Sie können Ihre Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit oder Widerspruch über die unten angegebenen Kontaktdaten ausüben.
Beruht eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung, können Sie diese jederzeit widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bisherigen Verarbeitung berührt wird.
Zudem steht Ihnen das Recht zu, bei einer Aufsichtsbehörde Beschwerde einzulegen, wenn Sie der Ansicht sind, dass wir Daten nicht ordnungsgemäß verarbeiten.
Datenübermittlung außerhalb der EU/EWR
Die primäre Datenhaltung erfolgt innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums.
Bei der Einbindung von Dienstleistern außerhalb des EU/EWR nutzen wir die von der EU-Kommission genehmigten Standardvertragsklauseln oder sorgen anderweitig für ein angemessenes Schutzniveau.
Cookies und ähnliche Technologien
Die Plattform verwendet funktionale Cookies für Sitzungsverwaltung, Sicherheit und Spracheinstellungen.
Analyse- oder Performance-Cookies werden nur nach vorheriger Einwilligung gesetzt. Details entnehmen Sie bitte dem Cookie-Hinweis in der Anwendung.
Kontakt
Für Fragen, Anliegen oder Beschwerden zu dieser Datenschutzerklärung kontaktieren Sie bitte Claimflow:
Oude Apeldoornseweg 41-45
7333 NR Apeldoorn
Niederlande
E-Mail: [email protected]
Telefon: +31 (0)79 750 5740