Privacyverklaring
Claimflow is een digitaal platform voor de afhandeling van automotive schades. In deze privacyverklaring lichten we toe welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom we dat doen en welke keuzes u daarbij heeft. We volgen de AVG (GDPR) en de Nederlandse Uitvoeringswet AVG.
Welke gegevens verzamelen wij?
Identificatie- en contactgegevens: naam, functie, organisatie, e-mailadres, telefoonnummer, gebruikers-ID’s.
Schade- en voertuiggegevens: kentekens, chassisnummers, foto’s, audio- en videobestanden, calculaties, inspectierapporten en statusupdates die u of uw organisatie uploaden.
Transactie- en gebruiksgegevens: loggegevens, IP-adressen, apparaat- en browserinformatie, voorkeurstaal, tijdstempels van acties en notificaties.
Communicatiegegevens: berichten via het platform, e-mails, telefonische notities en supportverzoeken.
Compliancegegevens: machtigingen, toegangsrechten, audit trails en informatie die nodig is om fraude, misbruik of juridische claims te onderzoeken.
Hoe gebruiken wij deze gegevens?
Het registreren, beoordelen en afhandelen van schades, waaronder het faciliteren van communicatie tussen transporteurs, schade-experts, verzekeraars en opdrachtgevers.
Het beheren van gebruikersaccounts, rollen en autorisaties en het bieden van klantenservice.
Het analyseren van trends, rapportages en kwaliteitsverbeteringen (bijv. doorlooptijden, schadelast, fraude-indicatoren) via geanonimiseerde of gepseudonimiseerde data.
Het voldoen aan wettelijke verplichtingen zoals auditverplichtingen, fiscale bewaarplichten en verzoeken van bevoegde autoriteiten.
Het beveiligen van het platform, het monitoren van misbruik en het testen van nieuwe functionaliteiten.
Juridische grondslagen
Uitvoering van een overeenkomst wanneer we claimdossiers verwerken voor u of uw organisatie.
Gerechtvaardigd belang voor het beveiligen van onze diensten, het verbeteren van functionaliteiten en het delen van managementinformatie binnen de contractuele keten.
Wettelijke verplichtingen om bepaalde gegevens te bewaren of te delen met toezichthouders of opsporingsinstanties.
Toestemming wanneer de wet dat vereist (bijv. opt-in voor marketingcommunicatie). U kunt die toestemming altijd intrekken.
Delen en verstrekking
Geautoriseerde ketenpartners: schade-experts, transporteurs, opdrachtgevers, verzekeraars en reparateurs die toegang nodig hebben om het dossier te behandelen.
IT-dienstverleners: hosting, cloud-opslag, e-mail, notificaties en supportpartijen die als verwerker optreden en contractueel zijn gebonden aan geheimhouding en passende beveiliging.
Juridische en toezichthoudende instanties wanneer dit noodzakelijk is om aan wet- en regelgeving te voldoen of fraude te onderzoeken.
Wij verkopen geen persoonsgegevens en delen deze uitsluitend wanneer het nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld.
Bewaartermijnen
Schadedossiers bewaren wij doorgaans 7 jaar na afronding, gelijk aan civielrechtelijke en fiscale bewaartermijnen binnen de automotive en verzekeringssector.
Log- en beveiligingsgegevens bewaren wij maximaal 24 maanden tenzij ze onderdeel zijn van een onderzoek.
Wanneer wettelijk langere bewaarplichten gelden (bijv. voor compliance- of verzekeringsdoeleinden) volgen we die termijnen.
Gegevens die niet langer nodig zijn, worden veilig verwijderd of geanonimiseerd.
Beveiliging
Wij hanteren technische en organisatorische maatregelen zoals versleutelde verbindingen (TLS), versleutelde opslag van gevoelige documenten, logging, rolgebaseerde toegang en periodieke penetratietests.
Medewerkers en verwerkers krijgen alleen toegang voor zover noodzakelijk en zijn contractueel gebonden aan vertrouwelijkheid.
Incidenten worden volgens een ingericht responsproces onderzocht en, indien vereist, gemeld aan toezichthouders en betrokkenen.
Uw rechten
U kunt het recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid of bezwaar uitoefenen door contact op te nemen via de gegevens hieronder.
Wanneer de verwerking is gebaseerd op toestemming, kunt u die toestemming intrekken zonder dat dit invloed heeft op eerdere verwerking.
U heeft het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens als u vindt dat wij niet correct omgaan met uw gegevens.
Doorgifte buiten de EU/EER
Onze primaire dataopslag vindt plaats binnen de Europese Economische Ruimte.
Wanneer we leveranciers buiten de EU/EER inschakelen, gebruiken we door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen of zorgen we voor een gelijkwaardig beschermingsniveau.
Cookies en vergelijkbare technologieën
Het platform gebruikt functionele cookies voor sessiebeheer, beveiliging en taalinstellingen.
Analytics- of prestatiecookies worden alleen geplaatst nadat daar toestemming voor is gegeven. Raadpleeg het cookiestatement in de applicatie voor details.
Contact
Voor vragen, verzoeken of klachten over deze privacyverklaring kunt u contact opnemen met Claimflow:
Oude Apeldoornseweg 41-45
7333 NR Apeldoorn
Nederland
E-mail: [email protected]
Telefoon: +31 (0)79 750 5740